04.用 WorkBuddy生成 Word 和 PPT

做 Word 和 PPT，最费时间的地方经常在第一版。

面对空白页面，既要想清楚结构，又要决定语气，还得把散落在各处的材料重新组织一遍。等内容终于凑齐，时间往往已经过去不少。

这类任务很适合交给 WorkBuddy 先完成初稿。

你只需要把文档要解决的问题、给谁看、必须包含什么说清楚，它就能生成 Word 文档，也能根据已有材料制作 PPT。第一版出来以后，还可以接着提出修改要求，不必每改一处就重新描述整个任务。

这篇教程用两个常见场景，把从下达任务到检查成品的过程走一遍。

动手前先确定交付结果

很多人使用 WorkBuddy 生成文档时，只会输入一句「帮我写一份方案」。这句话有任务，却缺少判断标准。

同样是方案，提交给管理层审批和发给执行同事，写法差别很大。

前者需要交代目标、预算和风险，后者更关心时间、分工和具体动作。

读者没有说清楚，生成的内容可能样样都有，拿到工作里却很难直接使用。

开始之前，先补齐下面几项信息。

• 最终要 Word 还是 PPT
• 文档准备交给谁看
• 希望对方看完做什么
• 必须包含哪些章节或页面
• 可以参考哪些材料
• 对篇幅、页数和语气有什么要求

这些信息不需要写成长篇说明。只要把边界交代清楚，WorkBuddy 就更容易给出能继续修改的第一版。

先生成一份可用的 Word 初稿

先从公司年会策划方案开始。

这个任务看起来简单，实际包含活动目标、时间地点、流程、节目、预算等多类信息。

如果只让 WorkBuddy「写一份年会方案」，它会自行补足大量细节，其中一部分未必符合公司的实际情况。

更稳妥的写法，是把使用对象、内容结构和写作要求放进同一条指令。

请帮我生成一份正式的公司年会策划方案，供管理层审批使用。

文档需要包含活动目标、基本信息、流程安排、节目策划、人员分工、预算和风险预案。

整体语气正式，章节清楚。没有提供的日期、金额和人员姓名请标记为待确认，不要自行编造。

完成后生成 Word 文档，并保存到当前工作目录。

这条指令的效果由几项要求共同决定。供管理层审批决定了表达方式，章节清单规定了内容范围，待确认标记则给不确定信息留出了人工补充的位置。

文档生成后，先打开看一遍目录和正文，确认要求中的章节是否都出现了。

这一轮先看结构，不用急着逐字润色。只要章节顺序合理、内容没有明显缺项，初稿就已经完成了它的任务。

修改时只说这次要改什么

第一版文档通常不会直接成为最终稿。预算可能太粗，流程里缺少负责人，语气也可能不够正式。

这时不需要重新写一遍最初的提示词。直接告诉 WorkBuddy 哪一部分需要增加、删减或调整即可。

请继续修改刚才生成的年会策划方案。

把预算拆分为场地、餐饮、舞台设备、节目物料、奖品和应急费用，并增加数量、单价、小计和备注字段。

为每个流程环节补充负责人和一条注意事项。

把全文语气调整得更正式，保留所有待确认标记。修改完成后更新原文档。

这种写法的重点是描述差异。预算要细到什么程度，流程需要增加哪些字段，哪些内容必须保留，都能直接写出来。

如果修改结果仍不合适，可以继续缩小范围。例如只调整预算表，或者只重写活动目标。

一次处理一个明确问题，往往比反复要求「再优化一下」更容易得到稳定结果。

根据现有材料制作 PPT

PPT 和 Word 的思路相近，但还要多考虑一层页面结构。

制作汇报材料时，先把项目总结、经营数据、会议结论或现有大纲放进工作目录。

然后告诉 WorkBuddy 这份 PPT 用于什么场合、面向谁、控制在多少页，以及哪些内容需要重点呈现。

可以直接使用下面这条指令。

请根据当前工作目录中的项目总结材料，制作一份 10 页以内的汇报 PPT。

这份 PPT 用于业务评审，阅读对象是管理层和项目负责人。内容需要包括项目背景、目标完成情况、核心成果、关键数据、当前问题和下一步计划。

请优先使用材料中已有的数据，不要补写无法从材料中确认的数字。每页只表达一个主要观点，风格简洁专业。

这里把材料、场合、读者、页数和重点同时交代清楚，生成结果就有了明确边界。

如果希望进一步提升版式和生成效率，也可以调用文档生成相关的专家，让它参与结构梳理和页面设计。

生成完成后，不要只看封面是否漂亮。

先快速翻一遍整套 PPT，检查页面顺序能否讲清楚事情，标题是否准确概括本页内容，图表数据能否在原材料中找到依据。

发现问题后，同样可以用差异化指令继续修改。

请继续修改这份 PPT。

把第三页改为项目目标和完成情况的对照表。

第五页只保留三个最重要的成果，并为每项成果补充对应数据。

最后一页增加下一阶段计划，按事项、负责人和完成时间排列。

其他页面暂时不要调整。

把页码、修改动作和保留范围写清楚，能减少无关页面被一并改动的情况。

交付前做一次人工检查

WorkBuddy 能加快初稿生成和多轮修改，但正式交付前仍要人工检查。

Word 文档重点看章节是否齐全，日期、金额、姓名等关键信息是否准确，表格有没有漏项。

PPT 重点看页面之间是否连贯，结论有没有数据支撑，字号和信息密度是否适合现场阅读。

还要检查文档中是否残留待确认标记。

凡是原始材料没有提供、WorkBuddy 无法确认的内容，都应该在交付前补齐或删除。

最后再确认文件名、保存位置和版本号，避免把中间稿发出去。

写在最后

用 WorkBuddy 生成文档，先想清楚交付标准，比单纯写一条很长的指令更重要。

第一次说清文档类型、读者、目的和结构，第一版就不会偏得太远。修改时只描述本轮差异，反复沟通也会轻松很多。等内容接近定稿，再由人核对事实、取舍重点和调整表达。

下一次遇到空白文档，可以先拿一项范围清楚、方便核对的任务练习。

生成第一版以后，故意提出两三项具体修改，再逐项检查结果。等这套过程跑顺了，再把它用到正式方案和汇报材料里。