05.用WorkBuddy处理文件
05.用WorkBuddy处理文件
电脑里有些工作并不难，却很容易一直拖着。
一个文件夹塞满命名混乱的图片和资料，想整理，又不愿意逐个打开。
会议开完了，录音和聊天记录都在，正式纪要迟迟没有写。
外文视频已经下载，字幕、翻译和摘要还得分别处理。
这类任务有一个共同点。原始材料已经拿到了，接下来要做的是读取内容、重新组织，再生成一份能直接使用的结果。
WorkBuddy 可以接手其中相当一部分重复操作。这篇先跑三个常见案例，分别是批量重命名文件、整理会议纪要和翻译外文视频。
开始前先处理权限和备份
只要任务会读取、改名或写入本地文件，就要先确定 WorkBuddy 能访问哪个目录。
最简单的做法，是把准备处理的文件单独放进一个文件夹，再将这个文件夹设为工作空间。
也可以直接把文件拖进对话框。PDF、Word、Excel、PPT、常见图片和文本文件都可以作为输入。
第一次练习不要直接使用整个桌面或下载目录。挑几份副本放进测试文件夹，先看 WorkBuddy 能否正确识别内容，生成的命名和文档是否符合要求。规则确认以后，再换成完整材料。
涉及改名和写入时，还要留意当前使用的权限模式。系统保护目录、企业管控目录和正在被其他程序占用的文件，可能无法直接处理。
批量重命名之前先看预览
文件名混乱时，最费时间的部分往往是判断每个文件到底是什么。
图片要看画面，合同和票据要读内容，部分资料还要结合创建时间、修改时间或原始标题。
把这些文件放进工作空间以后，可以直接给 WorkBuddy 一套命名规则。
读取当前文件夹中的文件内容和属性。
按照「日期 + 主题 + 类型」生成新的文件名。日期优先使用文件内容中能够确认的日期，无法确认时再参考文件属性。
先输出新旧文件名对照表，不要立即改名。拿不准的文件标记为待确认，不要猜测。这一步只需要得到预览。对照表里至少要能看到原文件名、建议文件名和未处理原因。
先检查日期有没有识别错，主题是否过于笼统，同一批文件的命名顺序是否一致。
遇到同名文件，还要补充序号或其他区分信息，不能覆盖原文件。
预览确认无误以后，再回复 WorkBuddy 执行改名。完成后，让它报告成功数量、跳过数量和未处理文件。
批量重命名会直接改变原文件。
重要目录最好先复制一份，或者要求 WorkBuddy 额外保存新旧文件名对照表。
以后需要恢复时，至少知道每个文件原来叫什么。
系统文件、加密文件以及含有财务密钥、账号凭证和个人隐私的资料，不要直接放进批处理目录。
先缩小范围，再决定哪些内容可以交给工具读取。
会议纪要先把输入变成文字
会议材料通常来自三处。
有人记了几行笔记，群里留下几段讨论，录音里还有大量细节。
WorkBuddy 整理纪要时主要读取文字。
TXT、Markdown、Word 和 PDF 可以直接拖入任务，聊天记录也可以粘贴到对话框。手里只有录音或视频时，需要先完成语音转写，再把转写文本交给它整理。
输入准备好以后，可以这样写任务。
根据当前会议记录整理一份正式会议纪要。
保留会议主题、讨论议题、关键结论、行动项、负责人和截止时间。
原文没有负责人或截止时间时标记为待确认，不要自行补充。重复讨论合并处理，存在分歧的内容单独列出。
将结果保存为 Markdown 文件。
拿到纪要以后，先核对结论和行动项。
会议里提到一件事，不等于已经形成决定。
转写文本里如果出现同音字和人名错误，也可能影响负责人识别。
记录很长时，可以先让 WorkBuddy 按议题分段，再生成正式纪要。
多轮聊天也适合先小批量验证，确认人物和时间识别正常后，再放入完整记录。
外文视频优先使用现成字幕
处理外文课程、访谈、产品演示和培训视频时，先检查视频是否带有内嵌字幕，或者同目录下是否有 SRT、VTT 字幕文件。
有字幕就直接使用。
没有字幕时，需要先把音频转成文字。
转写效果会受到音质、语种和口音影响，专业术语、人名与产品名尤其需要人工核对。
可以把视频路径或字幕文件交给 WorkBuddy，再说明翻译和摘要要求。
读取当前外文视频的字幕文件，将内容翻译成中文。
按照原有顺序整理，保留重要专业术语的原文，并在首次出现时给出中文解释。
翻译完成后生成一份摘要，列出核心观点、关键案例和需要继续核实的内容。
不要省略原文中的限制条件，也不要补充视频中没有出现的结论。
视频越长，转写、翻译和整理需要的时间越多。
超长视频可以按章节或时间段拆开处理，最后再合并摘要。
任务提交后保持电脑在线，避免转写或写入过程中断。
文件任务能否做好，取决于要求有没有写清楚
同一个文件夹交给 WorkBuddy，只说一句「帮我整理一下」，它需要自行猜测分类、命名和输出格式。
要求越含糊，后面返工越多。
一条能执行的文件任务，最好写清下面几件事。
- 输入范围包括哪些文件，哪些文件不要碰
- 判断时优先读取内容，还是优先使用时间和原标题
- 最终需要 Markdown、Word、表格还是纯文本
- 能否修改原文件，执行前是否必须给出预览
- 遇到缺失信息、重复文件和无法识别内容时怎样处理
- 结果文件保存到哪个目录
第一次跑任务，可以只放三到五个文件。
看到预览后再补规则，通常比一次提交几百个文件更稳妥。
写在最后
这三个案例可以从任意一个开始。
准备几份副本，给 WorkBuddy 一个边界清楚的工作目录，再把输入范围、输出格式和修改权限写明。
如果它能读对材料，先给出可检查的结果，并把不确定内容留下来让人判断，这项文件任务就已经值得继续交给它。
等小批量结果稳定以后，再扩大文件数量。